Preifatrwydd a diogelu data

Mae'r wybodaeth y byddwch chi'n ei darparu pan fyddwch chi'n llenwi eich holiadur ymarfer y cyfrifiad wedi'i diogelu gan y gyfraith.

Yma rydym yn egluro pam mae angen eich gwybodaeth arnom. Rydym hefyd yn disgrifio'r holl gamau rydym yn eu cymryd i wneud yn siŵr bod eich gwybodaeth a'ch preifatrwydd yn ddiogel.

Sut y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth a pham rydym yn gwneud hynny

Rydym yn casglu gwybodaeth o'ch holiadur o dan ein hamcan statudol i hybu a diogelu'r gwaith o gynhyrchu ystadegau swyddogol sydd o fudd i'r cyhoedd. Mae hyn yn golygu y bydd unrhyw ddata personol rydym yn eu casglu ond yn cael eu defnyddio i gynhyrchu ystadegau neu gyflawni gwaith ymchwil ystadegol. Ni ellir adnabod unrhyw berson yn yr ymchwil na'r ystadegau hyn.

Bob 10 mlynedd, mae'r cyfrifiad yn casglu gwybodaeth hollbwysig sy'n helpu'r llywodraeth ac awdurdodau lleol i gynllunio gwasanaethau fel gwasanaethau iechyd, ffyrdd a llyfrgelloedd.

Drwy gynnal ymarfer ar gyfer Cyfrifiad 2021, gallwn brofi ein prosesau, systemau a gwasanaethau a gwneud yn siŵr bod popeth yn rhedeg yn esmwyth ar gyfer y cyfrifiad go iawn. Caiff y data personol y byddwch chi'n eu darparu ar eich holiadur eu defnyddio hefyd i gyflawni gwaith ymchwil a chynhyrchu ystadegau sydd o fudd i'r cyhoedd, gan y Swyddfa Ystadegau Gwladol (SYG) ac ymchwilwyr achrededig o sefydliadau eraill.

Weithiau gallwn gofnodi gwybodaeth am eiddo neu unigolyn, er mwyn diogelu llesiant y rhai sy'n cael cyfweliad a chyfwelwyr, yn ogystal â helpu pobl i gwblhau eu holiadur. Byddwn yn cadw cyn lleied o ddata personol ag sydd angen i gyflawni'r dibenion hyn.

Ar gyfer holiaduron ar-lein, byddwn yn casglu gwybodaeth am y ffordd mae pobl yn llenwi eu holiaduron ar lein i roi gwybodaeth i ni am sut i wella ein gwasanaethau ar-lein.

Os byddwch chi'n rhoi adborth drwy e-bost byddwn ni'n sicrhau bod eich cyfeiriad e-bost yn cael ei ddileu'n brydlon ar ôl cael yr adborth. Ni fyddwn ni byth yn rhannu eich manylion ag unrhyw un arall. At ddibenion ymchwil yn unig y caiff yr adborth y byddwch chi'n ei roi i ni ei ddefnyddio.

Pwy sy'n gallu gweld y wybodaeth?

Yn ystod yr ymarfer byddwn yn cyflogi darparwyr trydydd parti i'n helpu gyda rhywfaint o'r gwaith. Mae'r trydydd partïon hyn yn gweithio o dan ein cyfarwyddyd ni.

Bydd Canolfan Gyswllt y Cyhoedd ar gael i roi cymorth i ymatebwyr, a chaiff ei chynnal gan ein cyflenwr, Serco. Caiff galwadau i'r Ganolfan Gyswllt eu recordio er mwyn galluogi Serco a SYG i ddarparu gwasanaeth gwell i gwsmeriaid. Dim ond am gyfnod ymarfer y cyfrifiad y caiff y recordiadau eu cadw ac yna byddant yn cael eu dileu'n ddiogel.

Rydym yn trin y wybodaeth a gawn â pharch, gan ei chadw'n ddiogel ac yn gyfrinachol. Gall data fod ar gael i ymchwilwyr cymeradwy pan fydd o werth clir i'r cyhoedd a'i bod yn ddiogel a chyfreithlon gwneud hynny. Mae rhagor o wybodaeth am sut rydym yn caniatáu mynediad at ddata ar gyfer ymchwil is available. We also publish a full list of all the ar gael. Rydym hefyd yn cyhoeddi rhestr lawn o'r holl ymchwilwyr cymeradwy rydym wedi rhoi mynediad iddynt.

Am faint o amser y caiff data personol eu cadw?

Mae cyfraith diogelu data yn ei gwneud yn ofynnol i beidio â chadw data personol am fwy nag sydd angen i gyflawni'r dibenion y cawsant eu casglu ar eu cyfer yn wreiddiol.

Mae'r gyfraith yn caniatáu cadw gwybodaeth a ddelir at ddibenion ystadegol yn unig, fel gwybodaeth o'ch holiadur, am gyfnodau hwy. Byddwn ond yn parhau i gadw data personol pan fyddant yn cael eu defnyddio i gynhyrchu ystadegau o hyd. Caiff data a gaiff eu defnyddio gan ymchwilwyr cymeradwy eu cadw yn ein Gwasanaeth Ymchwil Diogel. Caiff unrhyw ddata personol nad oes eu hangen arnom, fel enwau a chyfeiriadau, eu tynnu o'r data cyn gynted â phosibl. Bydd y data yn cael eu hadolygu'n rheolaidd a byddant yn cael eu dileu pan na fydd eu hangen mwyach.

Caiff data diogelu, fel gwybodaeth am eiddo neu unigolyn, eu cadw drwy gydol cyfnod yr ymarfer. Caiff y rhan fwyaf o'r wybodaeth ei dileu ar ddiwedd yr ymarfer. Mewn rhai achosion, caiff data eu cadw am gyfnodau hwy, pan fydd eu cadw yn parhau i wasanaethu dibenion diogelu.

Bydd metrigau yn cynnwys gwybodaeth am y ffordd mae pobl yn llenwi eu holiaduron yn cael eu cadw ar ffurf adnabyddadwy, a hynny dim ond nes bod y gwaith cyfateb ystadegau angenrheidiol wedi cael ei wneud. Ar ôl hynny byddwn yn tynnu unrhyw wybodaeth y gellir ei defnyddio i adnabod unigolyn o'r data a byddant yn cael eu defnyddio at ddibenion gwella ein gwasanaethau.

Sut mae'r gyfraith yn diogelu eich gwybodaeth

Mae'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018 yn pennu sut, pryd a pham y gall unrhyw sefydliad brosesu eich data personol. Data personol yw unrhyw wybodaeth y gellir ei defnyddio i adnabod unigolyn byw. Mae'r cyfreithiau hyn yn bodoli i wneud yn siŵr y caiff eich data eu rheoli'n ddiogel a'u defnyddio'n gyfrifol. Maent hefyd yn rhoi hawliau penodol i chi ynglŷn â'ch data ac yn rhoi cyfrifoldeb ar SYG, fel defnyddiwr data personol, i roi gwybodaeth benodol i chi.

Mae SYG yn gorff statudol, sy'n golygu y cafodd ei greu gan ddeddfwriaeth, sef Deddf Ystadegau a Gwasanaeth Cofrestru 2007 yn benodol. Ein hamcan yw hybu a diogelu'r gwaith o gynhyrchu a chyhoeddi ystadegau swyddogol sydd o fudd i'r cyhoedd. Mae ein holl waith casglu a defnyddio data yn deillio o bwerau sydd i'w gweld yn y Ddeddf honno neu ddeddfwriaeth arall y DU.

Aseswyd bod holiadur ymarfer y cyfrifiad yn gydnaws â Deddf Hawliau Dynol 1998, yn benodol Erthygl 8 (hawl i barch at fywyd preifat a bywyd teuluol) ac Erthygl 9 (rhyddid meddwl, cydwybod a chrefydd) o hawliau'r confensiwn.

Sail gyfreithiol prosesu eich data

Mae deddfwriaeth diogelu data yn ei gwneud yn ofynnol i'r holl waith o brosesu data personol gael ei gyflawni o dan un amod neu fwy.

Ar gyfer ymarfer y cyfrifiad, byddwn yn prosesu gwybodaeth o'ch holiadur, gwybodaeth am eiddo neu unigolyn a gwybodaeth am y ffordd mae pobl yn llenwi eu holiaduron o dan yr amod canlynol:

  • mae prosesu yn angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg a wneir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol sydd gan y rheolydd.

O dan ddeddfwriaeth diogelu data, mae amod ychwanegol yn ofynnol ar gyfer prosesu data personol categori arbennig. Mae'r data hyn yn cynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, barn wleidyddol, credoau crefyddol neu athronyddol, aelodaeth o undeb llafur, bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol. Maent hefyd yn cynnwys data genetig a data biometrig.

Ar gyfer yr ymarfer, byddwn yn prosesu data personol categori arbennig ar hil, ethnigrwydd, crefydd, credoau athronyddol a chyfeiriadedd rhywiol. Caiff gwybodaeth o'ch holiadur ei phrosesu o dan y ddau amod canlynol:

  • mae prosesu yn angenrheidiol ar gyfer archifo er budd y cyhoedd, at ddibenion ymchwil wyddonol neu hanesyddol neu at ddibenion ystadegol yn seiliedig ar gyfraith y DU.
  • mae prosesu yn angenrheidiol ar sail budd sylweddol i'r cyhoedd.

Byddwn yn prosesu data categori arbennig ar wybodaeth am eiddo neu unigolyn o dan yr amod canlynol:

  • mae prosesu yn angenrheidiol ar sail budd sylweddol i'r cyhoedd.

Byddwn yn sicrhau egwyddor lleihau data a bydd gennym fesurau ar waith i ddileu data personol neu dynnu unrhyw wybodaeth y gellir ei defnyddio i adnabod unigolyn o ddata personol lle y bo'n briodol.

Mae ymarfer y cyfrifiad yn rhoi gwybodaeth werthfawr tu hwnt i ni am y systemau a'r prosesau sy'n ofynnol ar gyfer Cyfrifiad 2021. Bydd yn ein helpu i gwblhau un o'n prif swyddogaethau wrth gynnal Cyfrifiad 2021, a fydd yn arwain at fanteision niferus i gymdeithas yn ehangach.

Mae casglu data diogelu i sicrhau diogelwch cyfwelwyr ac ymatebwyr o fudd sylweddol i'r cyhoedd. Mae'n ofynnol i ni sicrhau diogelwch ein staff a'r cyhoedd.

Eich hawliau

Fel testun data (rhywun rydym yn cadw data personol amdano), mae gennych hawliau o dan gyfraith diogelu data. Os byddwch am arfer unrhyw un o'r hawliau hyn, cysylltwch â'n swyddog diogelu data. Fodd bynnag, dylech fod yn ymwybodol efallai na fydd yn ofynnol i ni gydymffurfio, os yw'r data'n cael eu cadw at ddibenion ystadegol yn unig. Nodir gofynion cydymffurfio yn Neddf Diogelu Data 2018.

Mae gennych hawl i ofyn i unrhyw reolydd sy'n cadw eich data personol am gael gweld y wybodaeth sydd ganddo amdanoch. Gallwch ofyn i'r rheolydd newid unrhyw wybodaeth anghywir sydd ganddo amdanoch. Mae gennych hawl i wrthwynebu'r gwaith o brosesu eich data personol.

Mae gennych hawl, o dan rai amgylchiadau, i ofyn i unrhyw reolydd wneud y canlynol:

  • dileu unrhyw ddata personol sydd ganddo amdanoch
  • rhoi'r gorau i brosesu eich data personol
  • trosglwyddo unrhyw wybodaeth sydd ganddo amdanoch i reolydd arall

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau a'r amgylchiadau lle y gallwch eu harfer gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Y rheolydd data

Y rheolydd yw'r person neu'r sefydliad sy'n penderfynu pa ddata personol fydd yn cael eu prosesu ac at ba ddiben. Ar gyfer ymarfer y cyfrifiad, SYG yw'r rheolydd ac sy'n gwneud y penderfyniadau hynny.

Gallwch gysylltu â ni fel a ganlyn:

Ffôn: 01329 444972

E-bost: census.customerservices@ons.gov.uk

Cyfeiriad:
Census Customer Services
Office for National Statistics
Titchfield
Fareham
Hampshire
PO15 5RR

Sut i gysylltu â'r swyddog diogelu data

Ein swyddog diogelu data yw'r person sy'n gyfrifol am roi cyngor ac arweiniad i ni ar y ffyrdd gorau y gallwn ddiogelu'r wybodaeth rydym yn ei chasglu a'i defnyddio. Mae'n rhan o'r holl benderfyniadau mawr a wnawn mewn perthynas â data personol. Os oes gennych chi unrhyw ymholiadau neu bryderon ynghylch ein defnydd o'ch data, neu os hoffech arfer unrhyw un o'ch hawliau.

Gallwch gysylltu â'r swyddog diogelu data fel a ganlyn:

Ffôn: 0845 601 3034

E-bost: DPO@statistics.gov.uk

Cyfeiriad:
Data Protection Officer
Office for National Statistics
Segensworth Road
Titchfield
Fareham
Hampshire
PO15 5RR

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yw'r sefydliad annibynnol sy'n gyfrifol am reoleiddio gwaith diogelu data yn y DU. Gall Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth roi gwybodaeth ychwanegol i chi am ddiogelu data a'ch hawliau a bydd yn delio ag unrhyw gwynion a all fod gennych am ein defnydd o'ch data.

Gallwch gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:

Ffôn: 0303 123 1113

E-bost: casework@ico.org.uk

Cyfeiriad:
Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF