Preifatrwydd a diogelu data

Mae'r wybodaeth y byddwch chi'n ei darparu pan fyddwch chi'n llenwi holiadur y cyfrifiad wedi'i diogelu gan y gyfraith.

Yma rydym yn egluro pam mae angen eich gwybodaeth arnom. Rydym hefyd yn disgrifio'r holl gamau rydym yn eu cymryd i wneud yn siŵr bod eich gwybodaeth a'ch preifatrwydd yn ddiogel.

Sut y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth a pham rydym yn gwneud hynny

Mae Deddf y Cyfrifiad 1920 yn caniatáu i'r Swyddfa Ystadegau Gwladol (SYG) gynnal y cyfrifiad yng Nghymru a Lloegr. Mae Gorchymyn y Cyfrifiad a Rheoliadau'r Cyfrifiad yn rhoi manylion ar gyfer Cyfrifiad 2021.

Mae’r cyfrifiad yn orfodol. Mae'n drosedd darparu gwybodaeth anwir neu beidio â chwblhau'r cyfrifiad, a gallech gael dirwy. Mae rhai cwestiynau wedi'u labelu'n glir fel rhai gwirfoddol. Nid yw'n drosedd peidio ag ateb y rhain.

Rydym yn casglu gwybodaeth o'ch holiadur o dan ein hamcan statudol i hybu a diogelu'r gwaith o gynhyrchu ystadegau swyddogol sydd o fudd i'r cyhoedd. Mae hyn yn golygu y bydd unrhyw ddata personol rydym yn eu casglu ond yn cael eu defnyddio i gynhyrchu ystadegau neu gyflawni gwaith ymchwil ystadegol. Ni ellir adnabod unrhyw berson yn yr ymchwil na'r ystadegau hyn.

Bob 10 mlynedd, mae'r cyfrifiad yn casglu gwybodaeth hollbwysig sy'n helpu'r llywodraeth ac awdurdodau lleol i gynllunio gwasanaethau fel gofal iechyd, ffyrdd a llyfrgelloedd.

Caiff y data personol y byddwch chi'n eu darparu ar eich holiadur eu defnyddio hefyd i gyflawni gwaith ymchwil a chynhyrchu ystadegau sydd o fudd i'r cyhoedd, gan SYG ac ymchwilwyr achrededig o sefydliadau eraill.

Weithiau, gallwn gofnodi gwybodaeth am eiddo neu unigolyn. Rydym yn gwneud hyn er mwyn diogelu llesiant y rhai sy'n cael cyfweliad a chyfwelwyr, yn ogystal â helpu pobl i gwblhau eu holiadur. Byddwn yn cadw cyn lleied o ddata personol ag sydd angen i gyflawni'r dibenion hyn.

Byddwn yn casglu gwybodaeth am y ffordd mae pobl yn llenwi eu holiaduron ar lein fel y gallwn wella ein gwasanaethau ar-lein.

Os byddwch chi'n rhoi adborth, ni fyddwn yn cadw eich manylion personol nac yn eu rhannu ag unrhyw un arall. At ddibenion ymchwil yn unig y caiff yr adborth y byddwch chi'n ei roi i ni ei ddefnyddio.

Pwy sy'n gallu gweld y wybodaeth?

Yn ystod y cyfrifiad, byddwn yn cyflogi darparwyr trydydd parti i'n helpu gyda rhywfaint o'r gwaith. Mae'r trydydd partïon hyn yn gweithio o dan ein cyfarwyddyd ni.

Ein cyflenwr, Serco Limited, fydd yn rhedeg y ganolfan gyswllt ar gyfer y cyhoedd. Bydd yn recordio galwadau i'r ganolfan gyswllt fel bod modd iddo ef, ac i ni, roi gwasanaeth cwsmeriaid gwell. Ar ddiwedd y cyfrifiad, caiff yr holl recordiadau eu trosglwyddo'n ddiogel i SYG. Caiff y rhain eu cadw at ddibenion ymchwil cyhyd ag y bydd angen i ni wneud yr ymchwil, yna cânt eu dinistrio'n ddiogel.

Mae rhestr lawn o'n cyflenwyr ar gael ar wefan SYG.

Rydym yn cadw'r wybodaeth a ddelir gennym yn ddiogel ac yn gyfrinachol. Gallwn ddarparu data i ymchwilwyr achrededig pan fydd hynny o werth clir i'r cyhoedd a'i bod yn ddiogel a chyfreithlon gwneud hynny. Mae gan wefan SYG wybodaeth am sut rydym yn caniatáu mynediad at ddata ar gyfer ymchwil, a rhestr o ymchwilwyr cymeradwy rydym wedi rhoi mynediad iddynt.

Am faint o amser y caiff data personol eu cadw?

Mae cyfraith diogelu data yn ei gwneud yn ofynnol i beidio â chadw data personol am fwy nag sydd angen i gyflawni'r dibenion y cawsant eu casglu ar eu cyfer yn wreiddiol.

Rydym yn cadw cyn lleied o ddata personol â phosibl ac rydym wedi rhoi mesurau ar waith i ddileu data personol neu eu gwneud yn ddienw, lle y bo'n briodol.

Mae'r gyfraith yn caniatáu cadw gwybodaeth a ddelir at ddibenion ystadegol yn unig, fel gwybodaeth o'ch holiadur, am gyfnodau hwy. Bydd SYG yn cadw set ddata o ymatebion ar gyfer yr Archifau Gwladol. Byddwn yn dal ac yn rheoli'r data hyn yn ddiogel am 100 mlynedd.

Caiff data a gaiff eu defnyddio gan ymchwilwyr cymeradwy eu cadw yn ein Gwasanaeth Ymchwil Diogel. Caiff unrhyw ddata personol nad oes eu hangen arnom, fel enwau a chyfeiriadau, eu tynnu o'r set ddata cyn gynted â phosibl. Byddwn yn adolygu'r data yn rheolaidd ac yn eu dileu pan nad oes eu hangen mwyach.

Caiff data diogelu, fel gwybodaeth am eiddo neu unigolyn, eu cadw drwy gydol cyfnod y cyfrifiad. Caiff y rhan fwyaf o'r wybodaeth ei dileu ar ddiwedd y cyfrifiad. Mewn rhai achosion, caiff data eu cadw am gyfnodau hwy, pan fydd eu cadw yn parhau i wasanaethu dibenion diogelu.

Byddwn yn dal metrigau sy'n cynnwys gwybodaeth am y ffordd mae pobl yn llenwi eu holiaduron ar ffurf adnabyddadwy, a hynny dim ond nes bod y gwaith cyfateb ystadegau angenrheidiol wedi cael ei wneud. Yna byddwn yn gwneud y wybodaeth yn ddienw ac yn ei defnyddio i wella ein gwasanaethau.

Sut mae'r gyfraith yn diogelu eich gwybodaeth

Mae'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018 yn pennu sut, pryd a pham y gall unrhyw sefydliad brosesu eich data personol. Data personol yw unrhyw wybodaeth y gellir ei defnyddio i adnabod unigolyn byw. Mae'r cyfreithiau hyn yn bodoli i wneud yn siŵr y caiff eich data eu rheoli'n ddiogel a'u defnyddio'n gyfrifol. Maent hefyd yn rhoi hawliau penodol i chi ynglŷn â'ch data ac yn rhoi cyfrifoldeb ar SYG, fel defnyddiwr data personol, i roi gwybodaeth benodol i chi.

Mae SYG yn gorff statudol, sy'n golygu y cafodd ei greu gan ddeddfwriaeth, sef Deddf Ystadegau a Gwasanaeth Cofrestru 2007 yn benodol. Ein hamcan yw hybu a diogelu'r gwaith o gynhyrchu a chyhoeddi ystadegau swyddogol sydd o fudd i'r cyhoedd. Mae ein holl waith casglu a defnyddio data yn deillio o bwerau sydd i'w gweld yn y Ddeddf honno neu ddeddfwriaeth arall y DU.

Mae Deddf Cyfrifiad 1920 yn sicrhau ein bod yn trin data personol o'r cyfrifiad yn ddiogel. Mae'n drosedd i staff SYG neu ein cyflenwyr gamddefnyddio data personol o'r cyfrifiad.

Sail gyfreithiol prosesu eich data

Mae deddfwriaeth diogelu data yn ei gwneud yn ofynnol i'r holl waith o brosesu data personol gael ei gyflawni o dan un amod neu fwy.

Byddwn yn prosesu eich gwybodaeth o holiadur y cyfrifiad o dan yr amodau canlynol:

  • mae prosesu yn angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg a wneir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol sydd gan y rheolydd
  • mae prosesu yn angenrheidiol er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol y mae'r rheolydd yn ddarostyngedig iddi

Byddwn yn prosesu gwybodaeth am eiddo neu unigolyn a gwybodaeth am y ffordd mae pobl yn llenwi eu holiaduron o dan yr amod canlynol:

  • mae prosesu yn angenrheidiol er mwyn cyflawni tasg a wneir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol sydd gan y rheolydd

O dan ddeddfwriaeth diogelu data, mae angen amod ychwanegol i brosesu data personol categori arbennig. Mae'r data hyn yn cynnwys gwybodaeth am eich tarddiad hiliol neu ethnig, eich credoau crefyddol neu athronyddol a'ch cyfeiriadedd rhywiol. Byddwn yn prosesu gwybodaeth o'ch holiadur o dan y ddau amod canlynol:

  • mae prosesu yn angenrheidiol ar gyfer archifo er budd y cyhoedd, at ddibenion ymchwil wyddonol neu hanesyddol neu at ddibenion ystadegol yn seiliedig ar gyfraith y DU
  • mae prosesu yn angenrheidiol ar sail budd sylweddol i'r cyhoedd

Byddwn yn prosesu data categori arbennig am eiddo neu unigolyn o dan yr amod canlynol:

  • mae prosesu yn angenrheidiol ar sail budd sylweddol i'r cyhoedd

Eich hawliau

Fel testun data (rhywun rydym yn cadw data personol amdano), mae gennych hawliau o dan gyfraith diogelu data. Os byddwch am arfer unrhyw un o'r hawliau hyn, cysylltwch â'n swyddog diogelu data. Fodd bynnag, dylech fod yn ymwybodol efallai na fydd yn ofynnol i ni gydymffurfio, os yw'r data'n cael eu cadw at ddibenion ystadegol yn unig, fel data o holiaduron y cyfrifiad. Nodir gofynion cydymffurfio yn Neddf Diogelu Data 2018.

Mae gennych hawl i wneud cais am gael gweld y wybodaeth a ddelir amdanoch gan unrhyw reolydd sy'n dal eich data personol. Gallwch ofyn i'r rheolydd newid unrhyw wybodaeth anghywir sydd ganddo amdanoch. Mae gennych hawl i wrthwynebu'r gwaith o brosesu eich data personol.

Mae gennych hawl, o dan rai amgylchiadau, i ofyn i unrhyw reolydd wneud y canlynol:

  • dileu unrhyw ddata personol sydd ganddo amdanoch
  • rhoi'r gorau i brosesu eich data personol
  • trosglwyddo unrhyw wybodaeth sydd ganddo amdanoch i reolydd arall

Efallai na fydd yn ofynnol i ni gydymffurfio, os yw'r data'n cael eu cadw at ddibenion ystadegol yn unig, fel data o holiaduron y cyfrifiad.

Gallwch gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau a'r amgylchiadau lle y gallwch eu harfer gan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Y rheolydd data

Y rheolydd yw'r person neu'r sefydliad sy'n penderfynu pa ddata personol fydd yn cael eu prosesu ac at ba ddiben. Ar gyfer Cyfrifiad 2021, SYG yw'r rheolydd ac sy'n gwneud y penderfyniadau hynny.

Gallwch gysylltu â ni fel a ganlyn:

Ffôn: 01329 444972

E-bost: census.customerservices@ons.gov.uk

Post:
Census Customer Services
Office for National Statistics
Titchfield
Fareham
Hampshire
PO15 5RR

Sut i gysylltu â'r swyddog diogelu data

Ein swyddog diogelu data yw'r person sy'n gyfrifol am roi cyngor ac arweiniad i ni ar y ffyrdd gorau y gallwn ddiogelu'r wybodaeth rydym yn ei chasglu a'i defnyddio. Mae'n rhan o'r holl benderfyniadau mawr a wnawn mewn perthynas â data personol. Os bydd gennych chi unrhyw ymholiadau neu bryderon ynghylch ein defnydd o'ch data, neu os hoffech arfer unrhyw un o'ch hawliau, cysylltwch â'r swyddog diogelu data.

Gallwch gysylltu â'r swyddog diogelu data fel a ganlyn:

Ffôn: 0845 601 3034

E-bost: DPO@statistics.gov.uk

Post:
Data Protection Officer
Office for National Statistics
Segensworth Road
Titchfield
Fareham
Hampshire
PO15 5RR

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yw'r sefydliad annibynnol sy'n gyfrifol am reoleiddio gwaith diogelu data yn y Deyrnas Unedig. Gall Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth roi gwybodaeth ychwanegol i chi am ddiogelu data a'ch hawliau a bydd yn delio ag unrhyw gwynion a all fod gennych am ein defnydd o'ch gwybodaeth.

Gallwch gysylltu â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth fel a ganlyn:

Ffôn: 0303 123 1113

E-bost: casework@ico.org.uk

Post:
Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF